On vous a confié la lourde tâche d’organiser le séminaire ou l’incentive de votre entreprise. C’est peut-être la première fois que vous êtes confronté à pareille mission, et vous ne savez pas par quel bout prendre les choses.

Etape 1 – Etablir un cahier des charges
Voici, pour commencer, les éléments que vous devez recueillir auprès de votre chef, sans quoi votre recherche de séminaire sera une pure perte de temps :

> le nombre de personnes (à + ou – 10%)
> les dates envisagées (mêmes flexibles)
> la ou les destinations envisagées
> la ou les destinations des précédents séminaires (s’il y a un historique)
> l’enveloppe budgétaire (par personne ou globale, à + ou – 10%)
> la catégorie d’hôtel souhaité (nombre d’étoiles)
> la répartition des chambres (singles ? twins ?)
> le programme souhaité le + détaillé possible (réunions ? activités culturelles / sportives ? repas extérieurs ?)
> le nombre de devis minimum à présenter à la direction
> le délai nécessaire à la décision, une fois le(s) devis présenté(s)

Sans ces éléments, vous allez perdre votre temps car les devis de séminaires qui vous seront soumis ne seront pas précis et il y a fort à parier que vous ayez à tout recommencer et que votre supérieur s’agace de la non-efficacité de votre démarche.

Etape 2 – Recherche du lieu de séminaire
Une fois les éléments ci-dessus listés pour préparer votre recherche de séminaire, il ne s’agit pas de partir dans toutes les directions, car là encore, les écueils sont nombreux. Pour agir avec méthode, voici quelques conseils :

> Si le séminaire est peu complexe et doit se dérouler en France, le simple bon sens vous suffira. Une fois la ou les régions/villes sélectionnées, rendez vous sur le site des offices de tourisme dans la rubrique « hébergement » et listez ceux qui correspondent à vos critères (nombre d’étoiles, situation, infrastructures pour les réunions…). Une fois sur le site web des établissements, vérifiez que la gamme tarifaire ressemble à votre budget, et contactez un à un tous les établissements pour faire établir un devis (par téléphone ou mail).

Astuce : le professionalisme et la réactivité de votre interlocuteur sera un bon indicateur concernant la qualité de l’établissement sélectionné. Si l’on met une semaine à vous envoyer un devis, ou si ce dernier est brouillon et illisible, il est probable qu’une fois sur place le lieu vous déçoive, et que votre séminaire ne se déroule pas de façon satisfaisante.

> Si le séminaire doit se dérouler à l’étranger, ou même en France mais qu’il comporte des activités teambuilding et visites difficiles à organiser par ses propres moyens, vous allez vous tourner vers des organisateurs de séminaires, souvent des agences évenementielles.

En tapant dans Google « agence évenementielle » ou « organisation de séminaire », vous trouverez des dizaines de prestataires. Il faudra alors visiter un à un les sites web, se faire une idée de leur sérieux d’après l’impression laissée par le site, leurs références clients, et appeler chaque prestataire pour exposer votre cahier des charges.

Astuce : Méfiez-vous des agences réceptives, c’est à dire basées à l’étranger, dans l’organisation d’un séminaire à l’étranger. Elles annoncent bien souvent des tarifs très alléchants, jusqu’à 30% moins cher que les agences évenementielles basées en France. Cependant, elles ne gèreront pas l’aérien, et en cas de soucis d’un des participants ou d’organisation, votre entreprise sera bien moins couverte juridiquement qu’en réservant le séminaire auprès d’un prestataire basé en France et disposant d’une licence d’agence de voyages. Votre direction peut être désignée comme responsable juridiquement, en cas d’accident, si elle n’a pas pris toutes les assurances et couvertures possibles dans l’organisation. J’ai déjà entendu parler de chefs d’entreprise traînés en justice suite à un séminaire réservé en direct auprès d’un acteur local.

Afin de pouvoir bien comparer toutes les offres, un minimum de 5 prestataires est souhaitable. Là encore, vous vous ferez une idée du sérieux du prestataire en fonction de sa réactivité, de son écoute, de la présentation claire et soignée de son devis, du fait que le devis proposé soit véritablement une offre sur mesure ou si vous avez le sentiment qu’on vous propose un devis type, du budget proposé.

Lorsque vous aurez retenu quelques prestataires, il faudra mener l’enquête, tapez le nom des prestataires dans Google pour tenter de se faire une idée sur leur sérieux et leur qualité.

Enfin, si besoin est, il faudra rencontrer les prestataires, négocier les prix, les délais d’option, les conditions de paiement, et présenter à votre direction 2 ou 3 propositions en espérant qu’elles conviennent.

Ah oui, j’oubliais, il faudra aussi une bonne dose de chance pour que le prestataire retenu vous donne satisfaction, car dans le cas contraire, vous serez la première personne contre qui votre direction se retournera puisque vous avez un rôle clé dans la validation du prestataire. 

Solution alternative – Courtier en Séminaires UnSeminaireReussi.com
Vous pouvez aussi – une fois l’étape 1 validée par votre direction – vous tourner vers un courtier en séminaire qui :

> effectue pour vous la comparaison de devis (au moins 5 prestataires)
> vous permet d’économiser du temps 
> vous apporte son expertise dans le domaine du séminaire d’entreprise
>  vous garantit la qualité du prestataire organisateur
> négocie pour vous les tarifs et les conditions de réservation
> vous assure un suivi personnalisé avec un interlocuteur unique

Que votre séminaire se déroule en France ou à l’Etranger, UnSeminaireReussi.com vous décharge de la responsabilité de validation d’un prestataire. En terme de coût, le courtier en séminaire se rémunère sous forme d’honoraires de 10 à 25€ HT / participant (clairement spécifié dans le devis gratuit). Vous n’êtes redevables d’honoraires que si vous acceptez l’un des devis qui vous est soumis.

Vous l’aurez compris, vous ne risquez rien à tester nos services qui sont sans engagement de commande. Nous avons des partenariats et tarifs négociés pour des séminaires, conventions et incentives dans le monde entier, et plus particulièrement à Paris, dans les Alpes, en Provence, au Maroc, à Malte, en Espagne, au Portugal, à Dubaï, en Tunisie, en Corse, en Italie, en Sicile, et en Sardaigne.  Pour un devis séminaire gratuit, cliquez ici ou appelez un conseiller au 01 77 64 29 66 !

Voici une info qui risque bien de faire un buzz : nous vous proposons un loft en Belgique, près de Liège (voiture indispensable !) qui a servi de tournage à un clip vidéo (une reprise de Sting avec la musique de The Cure). La particularité ? Ce loft de plus de 200 m2 dispose d’une petite piscine intérieure privée. Il est à vous pour une nuit avec petits déjeuners et champagne pour 400 € à 2.

A ce jour, toutes les dates sont complètes jusqu’au 13 Juillet, dépêchez-vous de nous contacter ! Pour un devis, remplissez le formulaire via notre site UnVoyageParfait et précisez dans les souhaits particuliers  »loft vidéo clip Liège » pour obtenir un devis gratuit et détaillé.   

Vous imaginez, faire la surprise à votre dulciné(e) pour une demande en mariage, ou juste pour lui montrer à quel point vous l’aimez, pour voir ses yeux briller de bonheur ?

Mais je ne vous en dis pas plus, je vous laisse découvrir le vidéo clip et admirer la décoration du loft, le mobilier ravissant. Regardez le clip jusqu’au bout, la piscine privée apparaît dans les dernières images

Nous venons de lancer un site de séminaires au Maroc UnSeminaireMaroc.com et un autre site dédié aux séminaires en France UnSeminaireFrance.com.

La particularité de ces sites ? Le concept reste inchangé, nous vous proposons des séminaires et incentive sur mesure, en fonction de votre budget de votre cahier des charges. En tant que courtier en séminaires, nous comparons et négocions pour vous différentes offres sur le marché, pour vous présenter celles au meilleur rapport qualité-prix.

Nous ne vous serons pas utiles, si vous recherchez un séminaire en village-vacances à 120 euros par personne (avec le concours de karaoké et la soirée casino et peut-être, si vous avez de la chance, le magicien). En revanche, si vous souhaitez un séminaire raffiné et haut de gamme, en France ou à l’étranger, avec des activités fédératrices qui changent, des repas mémorables, un hôtel confortable, et un prix raisonnable (mais pas ras des paquerettes!), nous serons enchantés de vous accompagner dans votre projet.  

J’ai passé une partie de la journée à mettre en place des campagnes de publicité Google Adwords, pour faire connaître UnSeminaireMaroc.com et UnSeminaireFrance.com et quand les premières demandes de devis sont arrivées, j’étais comme un enfant dans un magasin de jouets. Quand on a la chance d’avoir un métier-passion, on a plus le sentiment de s’amuser que de travailler, parfois. Enfin, n’exagérons pas non plus… Pour un peu, je vous servirais du « le travail c’est la santé ! ». Les vacances, c’est la santé… !

Avez vous déjà pensé à partir entre couples, ou entre ami(e)s célibataires pour une petite virée à Amsterdam ?  L’équipe d’ UnVoyageParfait vous propose 2 jours à Amsterdam pour les petits groupes de 4 à 10 personnes.

Vous séjournerez dans un bel hôtel 4*, profiterez d’ une balade à vélo pendant laquelle vous feraient plusieurs haltes qui vous permettront de découvrir les plats typiques de la région, vous embarquerez pour un dîner-croisière, et vous partirez en excursion à la découverte des fameux moulins hollandais.

En voilà une bonne raison pour enfourcher dès à présent votre vélo ! 

Crédit photo : drooderfiets/flickr

Article rédigé par Laëtitia Caloone

Vous avez un mauvais souvenir de vacances gâchées par un accueil déplorable ? Vous avez senti que votre  différence  dérangeait ? Oubliez tout cela, car vous pouvez voyager et vivre votre « gaytitude »  tranquillement.

Dans de nombreux pays et de nombreuses villes, telles que les Iles Canaries, Mykonos, Barcelone, les Maldives, Ibiza ou encore Nice et Prague, une culture « gay-friendly » s’est développée, et ces destinations ont une vie gay foisonnante qui attire des touristes internationaux à la recherche de raffinement, d’attentions, de bien-être et surtout qui ont envie de se sentir à l’aise et acceptés.

 L’équipe d’ UnVoyageParfait cherche pour vous des lieux haut de gamme, où vous serez admis au même titre que les hétéros. On vous trouvera des hôtels qui ne sont  pas destinés à une clientèle familiale, mais qui n’accueillent pas que des personnes gays pour autant. On vous proposera une offre adaptée à vos besoins et budget.

Vous l’avez compris, UnVoyageParfait est bel et bien gayfriendly

Alors si vous avez besoin de conseils, si vous souhaitez nous faire part de vos projets de voyages, n’hésitez pas, notre équipe est à votre écoute .

Photo sous Creative Commons: Miguel Virkkunen Carvalho, rykerstribe/ flickr

  Article rédigé par Laëtitia Caloone

Et un site de plus… un ! Nous disposons désormais d’un nouveau site thématique pour organiser votre week-end de charme ou de luxe à Londres : UnWeekEndLondres.com. Comme à notre habitude, nous ne nous contentons pas de vous proposer le transport et un hôtel, aussi luxueux soit-il.

Nous organisons pour vous des excursions originales dans Londres, des visites guidées, un dîner-croisière de luxe sur la Tamise. Nous prévoyons du champagne et des chocolats dans votre chambre à l’arrivée. Et nous vous faisons voyager en Eurostar 1ere classe, si vous le souhaitez, avec siège XL et repas raffiné au champagne servi à votre place.  Nous avons même anticipé sur le Nouvel An 2011, avec un programme exceptionnel pour le Réveillon à Londres. 

Vous pouvez tout demander : plus votre demande est complexe, plus nous prenons plaisir à la satisfaire !

Edimbourg la capitale écossaise, magique et mystérieuse, vous offre tout un panel d’activités diverses et variées : balades en plein air, excursions romantiques, sorties culturelles, leçons d’histoire, randonnées, découverte de la cuisine écossaise, soirées animées dans l’ambiance chaleureuse et détendue des pubs de la ville … Il y a de nombreuses découvertes à faire à Edimbourg …

Il s’agit d’une ville à double visage : un côté ancien, appelé  »The Old Town » et un autre plus moderne, qui confère à la ville toute son agitation et son animation. 

UnVoyageParfait vous a concocté un court séjour à Edimbourg, alliant découvertes et surprises … :-)
L’offre vous propose de loger dans un bel hôtel 4* ainsi que des excursions originales, telles que des visites de distillerie (j’entends d’ici vos  » j’espère qu’ils n’ont pas oublié la dégustation ! ») (à moi de vous répondre que non, nous ne l’avons pas oubliée) , et des visites guidées dans la ville, à vous faire mourir de peur avec fantômes et autres personnages inquiétants.

Evitez tout de même de partir pour cette visite juste après la dégustation de whisky, l’ébriété et la peur ne faisant pas toujours bon ménage… 

A vos risques et périls

Article rédigé par Laëtitia Caloone.