On vous a confié la lourde tâche d’organiser le séminaire ou l’incentive de votre entreprise. C’est peut-être la première fois que vous êtes confronté à pareille mission, et vous ne savez pas par quel bout prendre les choses.

Etape 1 – Etablir un cahier des charges
Voici, pour commencer, les éléments que vous devez recueillir auprès de votre chef, sans quoi votre recherche de séminaire sera une pure perte de temps :

> le nombre de personnes (à + ou – 10%)
> les dates envisagées (mêmes flexibles)
> la ou les destinations envisagées
> la ou les destinations des précédents séminaires (s’il y a un historique)
> l’enveloppe budgétaire (par personne ou globale, à + ou – 10%)
> la catégorie d’hôtel souhaité (nombre d’étoiles)
> la répartition des chambres (singles ? twins ?)
> le programme souhaité le + détaillé possible (réunions ? activités culturelles / sportives ? repas extérieurs ?)
> le nombre de devis minimum à présenter à la direction
> le délai nécessaire à la décision, une fois le(s) devis présenté(s)

Sans ces éléments, vous allez perdre votre temps car les devis de séminaires qui vous seront soumis ne seront pas précis et il y a fort à parier que vous ayez à tout recommencer et que votre supérieur s’agace de la non-efficacité de votre démarche.

Etape 2 – Recherche du lieu de séminaire
Une fois les éléments ci-dessus listés pour préparer votre recherche de séminaire, il ne s’agit pas de partir dans toutes les directions, car là encore, les écueils sont nombreux. Pour agir avec méthode, voici quelques conseils :

> Si le séminaire est peu complexe et doit se dérouler en France, le simple bon sens vous suffira. Une fois la ou les régions/villes sélectionnées, rendez vous sur le site des offices de tourisme dans la rubrique « hébergement » et listez ceux qui correspondent à vos critères (nombre d’étoiles, situation, infrastructures pour les réunions…). Une fois sur le site web des établissements, vérifiez que la gamme tarifaire ressemble à votre budget, et contactez un à un tous les établissements pour faire établir un devis (par téléphone ou mail).

Astuce : le professionalisme et la réactivité de votre interlocuteur sera un bon indicateur concernant la qualité de l’établissement sélectionné. Si l’on met une semaine à vous envoyer un devis, ou si ce dernier est brouillon et illisible, il est probable qu’une fois sur place le lieu vous déçoive, et que votre séminaire ne se déroule pas de façon satisfaisante.

> Si le séminaire doit se dérouler à l’étranger, ou même en France mais qu’il comporte des activités teambuilding et visites difficiles à organiser par ses propres moyens, vous allez vous tourner vers des organisateurs de séminaires, souvent des agences évenementielles.

En tapant dans Google « agence évenementielle » ou « organisation de séminaire », vous trouverez des dizaines de prestataires. Il faudra alors visiter un à un les sites web, se faire une idée de leur sérieux d’après l’impression laissée par le site, leurs références clients, et appeler chaque prestataire pour exposer votre cahier des charges.

Astuce : Méfiez-vous des agences réceptives, c’est à dire basées à l’étranger, dans l’organisation d’un séminaire à l’étranger. Elles annoncent bien souvent des tarifs très alléchants, jusqu’à 30% moins cher que les agences évenementielles basées en France. Cependant, elles ne gèreront pas l’aérien, et en cas de soucis d’un des participants ou d’organisation, votre entreprise sera bien moins couverte juridiquement qu’en réservant le séminaire auprès d’un prestataire basé en France et disposant d’une licence d’agence de voyages. Votre direction peut être désignée comme responsable juridiquement, en cas d’accident, si elle n’a pas pris toutes les assurances et couvertures possibles dans l’organisation. J’ai déjà entendu parler de chefs d’entreprise traînés en justice suite à un séminaire réservé en direct auprès d’un acteur local.

Afin de pouvoir bien comparer toutes les offres, un minimum de 5 prestataires est souhaitable. Là encore, vous vous ferez une idée du sérieux du prestataire en fonction de sa réactivité, de son écoute, de la présentation claire et soignée de son devis, du fait que le devis proposé soit véritablement une offre sur mesure ou si vous avez le sentiment qu’on vous propose un devis type, du budget proposé.

Lorsque vous aurez retenu quelques prestataires, il faudra mener l’enquête, tapez le nom des prestataires dans Google pour tenter de se faire une idée sur leur sérieux et leur qualité.

Enfin, si besoin est, il faudra rencontrer les prestataires, négocier les prix, les délais d’option, les conditions de paiement, et présenter à votre direction 2 ou 3 propositions en espérant qu’elles conviennent.

Ah oui, j’oubliais, il faudra aussi une bonne dose de chance pour que le prestataire retenu vous donne satisfaction, car dans le cas contraire, vous serez la première personne contre qui votre direction se retournera puisque vous avez un rôle clé dans la validation du prestataire. 

Solution alternative – Courtier en Séminaires UnSeminaireReussi.com
Vous pouvez aussi – une fois l’étape 1 validée par votre direction – vous tourner vers un courtier en séminaire qui :

> effectue pour vous la comparaison de devis (au moins 5 prestataires)
> vous permet d’économiser du temps 
> vous apporte son expertise dans le domaine du séminaire d’entreprise
>  vous garantit la qualité du prestataire organisateur
> négocie pour vous les tarifs et les conditions de réservation
> vous assure un suivi personnalisé avec un interlocuteur unique

Que votre séminaire se déroule en France ou à l’Etranger, UnSeminaireReussi.com vous décharge de la responsabilité de validation d’un prestataire. En terme de coût, le courtier en séminaire se rémunère sous forme d’honoraires de 10 à 25€ HT / participant (clairement spécifié dans le devis gratuit). Vous n’êtes redevables d’honoraires que si vous acceptez l’un des devis qui vous est soumis.

Vous l’aurez compris, vous ne risquez rien à tester nos services qui sont sans engagement de commande. Nous avons des partenariats et tarifs négociés pour des séminaires, conventions et incentives dans le monde entier, et plus particulièrement à Paris, dans les Alpes, en Provence, au Maroc, à Malte, en Espagne, au Portugal, à Dubaï, en Tunisie, en Corse, en Italie, en Sicile, et en Sardaigne.  Pour un devis séminaire gratuit, cliquez ici ou appelez un conseiller au 01 77 64 29 66 !

Vous voulez inviter vos collaborateurs, lancer une opération de remerciements clients, tout en leur offrant un programme original vers une destination inattendue ?

Emmenez-les à Hong Kong, bien connue pour le dépaysement qu’elle vous fournira. Des centaines d’activités sont possibles et chaque journée aura sa dose de découvertes. Vos clients reviendront ravis de ce périple au « Port des Parfums ».

Saisissez alors l’ occasion d’offrir un cadeau inhabituel, qui restera bien ancré dans la mémoire de vos clients. Pour de plus amples renseignements, contactez nous par mail à l’adresse suivante : contact (at) unseminairereussi.com ou consultez notre idée de programme invitation clients Hong Kong dès 1700 € / participant.

Article rédigé par Laetitia Caloone.

Crédit photos OT Samoëns

On pense souvent, à tort, qu’un séminaire à la montagne se déroule forcément en saison hivernale. Mais UnSeminaireReussi vous a déniché plusieurs offres qui vous permettront d’emmener vos troupes s’oxygéner sous le ciel bleu de nos plus belles régions montagnardes.

Crédit photos OT Morzine

Le climat estival permet de nombreuses activités originales (sportives ou culturelles)  ou à sensation, telles les rallyes urbains, baptêmes en hélicoptères ou descente en rafting lors d’un séminaire à Samoëns .

En ce qui concerne le logement, vous avez la possibilité de privatiser un hôtel-chalet savoyard, ou d’opter plutôt pour un hotel de luxe dans  un véritable petit coin de paradis, au bord du Lac d’Annecy. 

Ces destinations bénéficient d’une excellente accessibilité et le fait de partir en été vous permettra d’éviter la foule.

N’attendez donc plus pour organiser votre voyage d’entreprise et profitez ainsi d’un meilleur rapport qualité prix qu’en période hivernale.

Article rédigé par Laëtitia Caloone

Je rentre tout juste d’un éductour de 4 jours en Finlande – c’est moi, sur la photo ! -, qui m’a laissé des images impérrissables ! Le premier jour, nous avons attérit à Helsinki vers 20h30 après 3h de vol. Nous étions un petit groupe de 8 personnes, qui travaillent toutes dans une agence évenementielle.  Le but de ce voyage était de nous montrer la Finlande sous l’angle des séminaires d’entreprise. Après une soirée et une matinée à Helsinki, nous avons décollé pour le Nord de la Finlande, vers la Laponie. Nous avons attérit 1h30 plus tard à Kittila, aéroport à 15 minutes de transfert de la station de ski de Levi. Cette station festive à 500 m d’altitude – paradis du ski de fond – fut l’occasion pour nous de tester la motoneige, le kart sur glace, le traineau à rennes et des repas traditionnels lapons, dont un en plein air devant un feu de camp.

Et cerise sur le gateau, nous avons pu voir une aurore boréale, un soir vers 21h. Une lumière verte irréelle qui se détachait dans le ciel sombre.   

La station de Levi est très bien équipée pour accueillir les séminaires de toutes tailles, avec des espaces de conférence modernes et pratiques. C’est le lieu rêvé pour emmener vos équipes, afin de leur offrir un dépaysement sans commune mesure à 3h30 de vol direct de Paris et des activités nordiques amusantes et originales.  

Pour un devis sur mesure, appelez-nous au 01 77 64 29 66 ou envoyez un mail à contact@unseminairereussi.com

Je m’envole pour Helsinki mercredi (le 17 mars 2010) avec l’office du tourisme de Finlande, qui m’invite en eductour (voyage éducatif à destination des professionels du tourisme). L’idée étant de découvrir sur 4 jours la Finlande sous l’angle des séminaires incentives, afin de proposer des voyage d’entreprise originaux.

Au programme, décollage le mercredi 17 mars fin de journée pour Helsinki (3h de vol), dîner dans un restaurant design, et nuit en hotel 4*. Le 18 mars matin, visite de la ville puis décollage pour la Laponie (1h30 de vol). Ensuite, 3 jours dans la région du mont Levi avec activités nordiques (motoneige, kart sur glace, raquettes, etc.) et cours de cuisine en plein air, avec un logement en hotel 4* design et un retour à Paris le samedi 20 mars dans l’après-midi.

Bref, un beau voyage qui me permettra sans doute à UnSeminaireReussi de développer la destination Laponie, de plus en plus demandée  par les entreprises, soucieuses de proposer des endroits qui sortent de l’ordinaire.

J’ai hâte de partir, et dès le lundi 22 Mars, vous pouvez me solliciter pour votre futur séminaire en Laponie, je serai certainement incollable

Pourquoi organisez-vous vos séminaires d’entreprise en interne ? Lorsqu’on interroge le responsable marketing et communication ou la secrétaire de direction, on obtient invariablement la même réponse. Pour faire des économies, parce que les agences d’évenementielles sont très chères. Ou pour avoir une prestation véritablement sur mesure, parce que les agences ne savent pas coller à la demande.

Cependant, ce qui inquiète parfois l’organisateur du séminaire, lorsqu’il s’en charge en interne, c’est la lourde responsabilité qui pèse sur ses épaules, en cas de loupé. Et le fait de n’être pas couvert par une assurance, puisqu’il ne passe pas par une agence – ce qui peut tourner au drame pour l’entreprise, en cas d’accident de l’un des participants. L’organisateur du séminaire nous confie aussi que cette tâche lui prend énormément de temps, et qu’il travaille dans le stress puisqu’il doit aussi gérer d’autres fonctions. Enfin, c’est un métier très pointu, que de savoir distinguer une offre valable d’une offre alléchante sur le papier mais décevante dans la réalité. Et la personne en charge de l’organisation du séminaire craint parfois de faire un mauvais choix.

Pour toutes ces raisons, nous avons crée UnSeminaireReussi.com qui fait gagner du temps à l’organisateur du séminaire, tout en lui assurant une qualité irréprochable, un devis 100% sur mesure, des tarifs négociés, et une assurance en cas d’accident.  Nous mettons en place un appel d’offre pour l’organisateur du séminaire, afin de lui faire faire des économie de temps et d’argent, et nous lui soumettons gratuitement et sans engagement l’offre qui correspond le mieux à ses attentes. 

Pour vos évenements de 10 à 1500 personnes en France ou à l’étranger, pour des séminaires de travail ou des incentives et voyages de récompenses, appelez UnSeminaireReussi au 01 77 64 29 66.